Case isännöintitoimisto

”Häpeillen tunnustan, että avainhallinta oli vuosien saatossa ajautunut erittäin kyseenalaiselle tasolle. Meillä oli runsaasti asiakaskohteiden avaimia ja avainkansioita. Osa niistä oli ulkoistettu huoltoyhtiöille, mutta käytännössä emme täysin edes tienneet mitä kaikkea lukostomateriaali meillä oli säilytyksessä.

Avainluovutuskuittauksia oli hoitaneet eri henkilöt ja kuittauksia oli sekä sähköisissä järjestelmissä, että vihkokirjanpidossa. Harakanvarvaskuittauksista etsimme usein, kenellä mikäkin avain mahtaa olla.

Syksyllä tilanne meinasi räjähtää käsiin. Voitimme tarjouskilpailun, jossa saimme isännöintiin 20 uutta kohdetta. Ilo isosta kaupasta vaihtui pian huoleksi. Noiden kohteiden lukosto- ja avainhallintamateriaali saapui edelliseltä haltialta repaleisissa mapeissa, avaimet olivat muovipusseissa, sekä laatikoissa ja tajusin, ettei meillä ole mitään mahdollisuuksia ottaa tilannetta ns. haltuun. Työtekijäni eivät normaalien työtehtävien lisäksi ehtineet mitenkään paneutua asiaan ja ymmärsin että asia ei hoidu ihan apuvoimia.

Safetysetin asiantuntijan avustukselle laadimme toimintasuunnitelma ja käynnistimme ns. avainhallinta – kuntoon projektin. Tässä yhteydessä laadimme uuden toimintasuunnitelman ja prosessin avainten hallintaan. Projektiin kuului sekä työvälineiden, että fyysisten säilytystoimintojen kuin työvälineohjelmistojenkin tarkastelu ja siihen osallistui ne henkilöt, jotka työtä normaalissa arjessa tekevät. Safetysetin asiantuntija hoiti myös uuden materiaalin haltuunoton, materiaalin inventoinnin, perusti kohteen avainhallintajärjestelmään ja koulutti meidän työntekijät sen käyttöön.

Inventoinnin yhteydessä teetimme myös kohteista tilannekatsausraportin, joka antoi meille tietoa lukoston kunnosta ja ennustettavasta elinkaaresta. Tästä on valtavasti hyötyä kun laadimme PTS- suunnitelmia yhtiöille jatkossa. Minun työni isännöitsijänä on myös helpompaa, kun minulla on valmiit raportit, jotka voin esittää yhtiöiden hallitukselle. Koko prosessi hoitui Safetysetin ja meidän valitseman lukkoliikeyhteistyökumppanin voimin.

Arvostan erityisesti Safetysetin asiantuntijan osaamista konsultoida, miten avainhallinta tulisi hoitaa, laki ja suosituksen huomioiden. Hän osasi myös tehdä ehdotukset, joilla asia sovelletaan meidän liiketoimintaan. Minua helpottaa suuresti, että tarpeen vaatiessa tiedän mihin olen yhteydessä jos vielä tarvitsen asiassa apua. Tervetuloa vaan uudet kohteet, me osataan hoitaa homma ja hyödynnetään ammattilaisia.

N.N isännöitsijä, toimitusjohtaja, Helsinki

Case Lukkoliike

Lukkoliikkeen rooli palveluntuottajana on muuttunut viime vuosina runsaasti. Osa lukkoliikkeistä haluaa tarjota asiakkailleen avainhallintapalvelua ja näkee sen osana tulevaisuuden liiketoimintaa. Ajankohtainen lakimuutos toimialan luvanraisuudesta ja sen mukanaan tuomista tarkennuksista mm. velvoitteisiin sai meidät pohtimaan kaikkia toimintoja perinpohjaisesti. Me puntaroimme asiaa pitkään ja päätimme, että haluamme avainhallinnan olevan osa liiketoimintaa jatkossakin. Vuosien saatossa olimme ottaneet säilytykseen asiakaskohteiden avainhallintamateriaalia kuten avainkansioita lukoston tunnuslukutietoineen. Tämä on ollut hyvin yleinen toimitapa lukkoliikkeissä, sillä tällä palvelulla on varmistettu, että kohteen lisäavaintilaukset ja lukostomuutokset tulee tehdyksi aina meidän toimesta. Avainhallinta palveluna on kuitenkin jotain vielä enemmän. Kiinteistöjen avainluovutusten ja palautusten tulee hoitua täsmällisesti ja turvallisesti. Meillä tulee aina olla kiinteistönomistajan tai isännöitsijän lupa että saamme teettää asiakkaan pyynnöstä lisäavaimia tai lukostomuutoksia. Meidän tulee myös pysytä osoittamana kenen tilauksesta tai toimeksiannosta olemme työn suorittaneet. Avainkirjanpito on kuitenkin vielä hyvin usein vihkokirjanpidossa ja kun isännöitsijä soittaa ja kysyy, missä kohteen yleisavaimet ovat – tieto täytyy kaivaa käytännössä käsin. Asiaan ei pystynyt siis antamaan vastausta saman puhelun aikana vaan selvittämiseen kului aikaa.

Päätimme panostaa avainhallintapalveluun kokonaisuutena ja tässä yhteydessä vielä mm. vanhat avainhaltijatiedot tietojärjestelmään, josta tiedon etsiminen on helppoa ja nopeaa. Safetysetin asiantuntija konsultoi meitä oikean työvälineen valinnassa ja hoiti kohteiden aloitusinventoinnit. Omat työn ohessa työ tuskin olisi tullut tehtyä näinä tehokkaasti ja kertarykäisyllä. Olen iloinen että sain Safetysetin asiantuntijan avuksi tässä projektissa. Tästä on hyvä jatkaa.

N.N. Lukkoseppä, yrittäjä

Ota yhteyttä

Safetyset Oy
Oulunkylän tori 3, 00640 Helsinki

p. 020 780 9370

Pyydä tarjous